Учет расчетов с подотчетными

Учет расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетными суммами являются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие хозяйственные и командировочные расходы.

Последовательность выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь.

Руководители предприятий дают разрешение (в порядке исключения) производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных норм которые производятся за счет чистой прибыли предприятия; в бюджетных организациях – из сэкономленных средств согласно имеющихся нормативов.

Командировочные расходы, начисленные сверх  норм, включают в доход работника, из которых  должен быть удержан подоходный налог.

Сумма выданного аванса под отчет рассчитывается по примерному подсчету стоимости проезда, суточных (в пределах установленных норм) расходов по проживанию, приобретение товаров, материалов, запасных частей необходимых при нахождении в командировке для нужд предприятия. Полученные авансы  расходуются подотчетным лицом только на цели, для которых они выданы.

В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить отчеты о израсходованных суммах с предоставлением оправдательных документов, то есть отчеты по командировкам должны быть переданы в бухгалтерию в течение 3 дней с момента возвращения из командировки. Неиспользуемые суммы аванса должны быть возвращены в кассу предприятия. Новый аванс подотчетным лицам выдается только после полного расчета по ранее выданного аванса под отчет за исключением, если следующая командировка следует до истечения этого срока. Авансовые отчеты, сданные в бухгалтерию, проверяются, устанавливаются, нет ли расходов сверх лимита, затем утверждаются руководителем предприятия.

Авансы на хозяйственные расходы выдаются на срок до 3 дней. Работники, имеющие право на получение денег под отчет на хозяйственные нужды, указываются в приказе руководителя предприятия созданного в начале года. В течение 3-дневного срока лица, получившие аванс, должны сдать авансовый отчет об использованных суммах либо вернуть деньги в кассу предприятия. В качестве оправдательных к авансовому отчету должны быть приложены  документы, подтверждающие израсходованные работником суммы, выданные под отчет: товарные чеки с наименованием приобретенного товара, чеки кассовых суммирующих аппаратов, корешки приходных кассовых ордеров и расписка кладовщика о получении на склад данных материалов, товаров, если они небыли использованы в период нахождения в командировке.

Подотчетные суммы учитываются на синтетическом счёте 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдача денежных авансов подотчетным лицам отражается: Д71К50.

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм в пределах норм, списываются с кредита счета 71 в дебет счета 10,26,20.

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм сверх норм по разрешению руководителя предприятия, списываются с кредита счета 71 в дебет счета 84. 

Остатки неиспользованных сумм, возвращенные подотчетными лицами в кассу предприятия, списываются с кредита счета 71 в дебет счета 50.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.